皆さん、こんにちは。会長のあおきです。
まず、2022年4月～5月にPTAや地域の活動をするうえで必要な「個人情報の取得・利用・管理」について皆さんに同意をおねがいしました。
改めてご協力いただきありがとうございました。
※2021年度の本部のみなさん、多大なる尽力をありがとうございました。
※おかげさまで「不同意」は0件、「一部不同意」もありましたが、ご本人とお話するなかで活動への活用をある程度ご理解いただきました。感謝です。
ただ、
現本部のわたしたちの説明がたりないところもありましたので、
7月に市の法律相談で弁護士の方に相談した内容をQ&Aにしました。
Q＆Aに加えて、その下に弁護士の方のコメントを記載しています。
【そもそも論】
Q.PTA活動に同意書は必要なの？
A.必須ではないけど、とっておいたほうが活動しやすいです。
「同意書をとらないとPTAの活動が出来ないというわけではないですが、文書による同意はとっておいたほうがいいでしょう。
個人情報の扱いについて、『こういう事に利用します』という同意書を予めとっておかないと、後でクレームをつけられたときに、勝手に個人情報を濫用したという話でトラブルになりかねないということです。」
Q.クレームがあるんですね…損害賠償などが発生する可能性はあるのでしょうか。
A.心配する必要はありません。
「実際には、PTAの適正な活動のために個人情報を使って、本人の利益を害していないというのであれば、騒ぐだけで問題になることはないし、訴訟を起こされて賠償請求をされても裁判所が認めるわけがないので心配する必要はありません。
PTA活動の中で個人情報が必要でそれを管理しないといけないので、予め同意書をとっておけば、クレームが減る。なので、とっておいた方がいいでしょう。」
【地域の活動とのかんけい】
Q.同意を拒んだ人（不同意者）の対応はどうなるでしょうか。
A.個別にお聞きするしかありません。
「今回の話は、まず最初に同意してもらって、同意している人の個人情報を活動するために利用する話で、同意している人に関しては問題ありません。
一方で、同意書を出していない方は、そもそもPTAの活動に個人情報を使うことを認めてもらっていません。
その方を連絡網の中に入れて活動したいのであれば、個別に同意をもらうしかない。
同意書を提出しない方は、活動に消極的なのだろうから無理やりやらせられないわけだから、そういう方を名簿に入れるときには、個別に活動のために連絡網に組み込んでいいかを確認して、ダメですとなった場合はもう入れませんという話です。」
Q.不同意者の人数を人に伝える事は「個人情報の提供」になりますか？
A.特定されなければ、伝えることだけではそうなりません。
「『不同意の方が３名』でしたという話だけではそうなりません。
他に色々資料があって、それと一緒に不同意の方が３名いました、その他のところを全部読むことで3名が特定できるのであれば、この方が個人情報でこの方が不同意をしたというのが読み取れるのであれば、それは個人情報だと言えなくはないですが。」
Q.地域活動で名簿を作った時に、その不同意の方の名前が外れていることで、不同意ということが分かってしまうのだが。
A.同意した方との活動をするうえで、避けられません。目的が違うので、個人情報の濫用にはなりません。
「それは仕方ないですよね。
不同意ということが分かるというのは、協力しないということは事実なのだし、協力してくれる方の個人情報しか載せられないから入れているだけで、不同意の方の個人情報を晒す目的で作っているわけではなく、目的が違うので。
それを言っていると活動できなくなる。もともとの出発は、『不同意の方の個人情報をむやみに使わない』ということで、出してもらっているわけなのだから、不同意しているのだからむやみに出さない。それ以上に同意で出した方の活動を妨げることは出来ないので、消極的には誰が不同意か調べたら分かるかもしれないが、それで個人情報を濫用したということにはならない。」
Q.地区カードを提出すること自体で、個人情報への利用とみなせるのではないかという意見があります。
A.同意書をもらうほうが明確になります。
「地区カードを提出してもらったとしても、『それをどの範囲でどういうものに使うか』という話なのだから、同意書をもらうことで趣旨が明確になる。実際にどういう問題が起きるかというよりも、予め同意書を提出してもらって、納得してもらってトラブルを出来るだけなくす。個人情報出してほしくない人がいれば、それは尊重して対応するしかない。そういう時代だと思います。
地区カードだけでは、個人情報の使用についてどこまで承諾したか分からないので、同意書を出してもらうように努めて、一切情報は出すなということであればそれは尊重せざるを得ないし、出してくれない方は面倒でも出してもらうように働きかけて、同意している人としていない人を予め把握できたほうが、トラブルを避ける意味ではいい。」
Q.「会員」は第三者でしょうか。情報の第三者提供が気になるのですが。
A.PTA活動するうえで必要な対応であれば、そこまで同意してもらっていると理解して活動するのが望ましいです。
「基本的には、同意した会員が第三者かどうかという話になったら、厳密にいえば、第三者なのだと思う。
誰に対して何を同意しているかと言ったら、『PTAに対して・PTAという組織に対して・組織で活動している委員会の活動に対して同意しているの』であって、構成員一人一人に個人情報を使っていいと同意している訳ではない。
第三者提供の範囲を…いただいた名簿を他の会員に対して開示するというのは問題がないのかといったらあるとは思うが、そこでクレームを避けるために…そういったことも広く入れて、こういうことに使うという事で同意をもらっている。
そうすれば後で文句を言われる可能性が減るだろうというぐらいの話で、第三者提供が問題になると心配しているということだけど、PTAの活動という目的の中で、PTA活動に参加しているメンバーに名簿を渡すというのは、それをしないとPTA活動が出来ないのだから、そこまでの同意はしてもらっているという理解でいい。
その目的にしたがって使う限りでは、第三者提供の話は考えなくていい。」
―――――
【この文章の作成について】
・2022年7月15日 市の法律相談でお聞きし、9月に本部で作成しました。
・訪問者：柴田さん（サレジオ学園・CS委員）・青木（PTA会長）
