現在、PTA会費の自動払い込みに向けて皆さまに情報ご提供をお願いしています。
それに関連して、ご質問をいただきましたので会員の皆さまに共有いたします。
◆会費の自動引き落としに関しては先日の運営委員会でも紛糾したと聞いていますが、
その後、本部内での熟議は済み、CSや学校にも実施承認はもらえていますか？
また、反対や懸念の意見を出してくださった方々からは十分なヒアリングを行い、説明は尽くしましたか？
【本部】
まずはご質問ありがとうございます。
- 10月運営委員会では進め方へのご意見は出ましたが、自動払込自体への反対や懸念は出てなかったと認識しています。
- 協議ですが、本部で11/15,12/1の定例会で全員でしっかり議論のうえで、ゆうちょのBizダイレクトを導入し進める方向で話し合いました。CS、学校に情報共有しながら進めています。
(どのサービスを使うかなど細かいところは相談していません) - 基本的には、2021年度の運営委員会で現金徴収を変更し、仕組みを入れることを決議したと聞いてますので、どのサービスを使うかなどは本部の運用事項だと認識しています。
- 12月には自動払込で進める旨を三小メールで全会員へご連絡し報告、そのうえで先日1月に資料配布とご記入をお願いしました。
本部がクラウド上で名簿を管理することについて、
該当する選考委員会や地区委員会への説明は十分に果たされましたか？
また、該当委員会からも「クラウド上での個人情報管理→各委員会への提供」について支持をもらえていますか？
【本部】
こちら、たしかに何もやっていませんでした。ご指摘ありがとうございます。
ただ、後述しますが「名簿のクラウド化」はしません。
- 昨年9月に本部名簿の構想を地区委員の皆さんにもお伝えしたと記憶していますが、「実際できるかわからない」こともあり、今年度〜4月は例年通り地区カードなど紙で対応される、ということでお話しがあったと思います。その後、他委員会さまへはお声をかけていません。
- その後、会費の自動払込を実現するとなれば不可避で本部が名簿を持つことになるため、いったん本部が今回の対応に必要な範囲内での収集となりました（把握していたほうが本部対応がしやすくなるため地区情報も収集しています）。
- 自動払込対応で名簿を持つことになりましたので、今後、他の委員会さんでのご活用の可能性を模索すべく、その時期が来ましたら具体的にご相談したいと思います。
※なお、今回の個人情報の収集は、アクセスにはパスワードが必要な状況ですので基本方針で同意いただいた範囲内で対応していると認識しています。
今回、「PTA会費自動引き落としのご案内」ということで、払込利用申込書がありますが、
QRコードやスクールメール添付のGoogleフォームは、
会費徴収とは別の「名簿クラウド化」に関するものですよね？
これは、どちらも一緒にして【同意】か【不同意】という選択をするのでしょうか？
また、自動払込利用申込書とクラウド上の名簿は、
それぞれどなたの責任でどのように保管されるのでしょうか？
【本部】
管理方法をお伝えしていなかったため、ご心配をおかけしました。
【ご質問への回答】
名簿はエクセルで会長と担当会計のみが持つようにし、クラウドでの保存はしません。収集の過程で一時的にGoogleサービスの中に入りますが、対応後に削除します。
【保管方法】
パスワード付きエクセルを作成し、会長と自動払込担当の会計担当(1名予定)が所持(小平二小のやり方を参考)
【収集方法】
１）基本情報はGoogleフォームで集めます
・エクセルへ転記後はGoogleフォームの内容を削除します
２）口座情報はよりセンシティブな情報なので紙（自動払込利用申込書）で収集します
・入力後はゆうちょ銀行へ送付するため手元に残りません
↓
・二小会長からいただいたゆうちょBizダイレクト用エクセル(提供いただいたときは中身は空です)にGoogleフォームの内容と口座情報を転記
・自動払込用のサービスゆうちょbizダイレクトにインポートする用の情報更新をかけて対応
【責任の所在】
・名簿の責任者は会長
以上、よろしくお願いいたします
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PTA会長 青木・本部一同
